Integritetspolicy för rekrytering genom Teamtailor
Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av ArkivIT ("Personuppgiftsansvarig" "vi" "oss" etc.). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna sekretesspolicy ("Sekretesspolicy").
1. Allmänt
ArkivIT, organisationsnummer: 556854-0883. Vi är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.
2. Insamling av personuppgifter
Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna bidrar till Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med avseende på Tjänsten.
När och hur vi samlar in personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter, när Användare;
- gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t. ex. Facebook eller LinkedIn;
- använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn;
- tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.
Vi samlar in data från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten.
I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som Användare inom ramen för denna sekretesspolicy och kommer att informeras om behandlingen.
Kategorier av personuppgifter som är insamlade och som behandlas
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska personer från namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.
Ändamålet och lagenligheten av behandlingen
Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering. Lagligheten i behandlingen av personuppgifter är vårt legitima intresse att förenkla och underlätta rekrytering samt samtycka från Användaren.
Personuppgifter som behandlas med ändamålet aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare. Sådana personuppgifter anses därför inte som personuppgifter.
Samtycke från den registrerade
Användaren samtycker till behandling av personuppgifter med Personuppgiftsansvariges ändamålet att hantera rekrytering. Användaren samtycker att personuppgifter samlas in via Tjänsten, när Användare;
- gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook eller LinkedIn, och att den Personuppgiftsansvarige kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information; och
- använder Tjänsten för att ansluta till Personuppgiftsansvariges rekryteringsavdelning, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.
Användaren samtycker också till att Personuppgiftsansvarige samlar in offentligt tillgänglig information om Användaren och sammanställer dem för användning i rekryteringsändamål.
Användaren samtycker till att personuppgifter som samlas in enligt ovanstående a) och b) behandlas enligt nedanstående avsnitt Lagring och överföring samt Hur länge personuppgifterna behandlas.
Användaren har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under 9. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att Användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.
Lagring och överföring
De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas inom EU / EES, sådant tredjeland som anses av Europeiska kommissionen för att ha tillräcklig skyddsnivå eller behandlas av sådana leverantörer som har ingått sådana bindande avtal som helt uppfyller lagenligheten av överföringar till tredje land eller till andra leverantörer där tillräckliga skyddsåtgärder finns för att säkerställa de registrerades rättigheter. För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i punkt 9.
Hur länge personuppgifterna behandlas
Personuppgifter lagras och behandlas i max 1 år. Observera att en arbetssökande (Användare) kan vara intressant för framtida rekrytering och för detta ändamål kan vi lagra Användarnas personuppgifter så länge de bedöms som intressanta för potentiella rekryteringar. Vid 1 år skickas en förfrågan ut till Användaren om Användaren önskar att behålla sina personuppgifter med hänsyn till ovan angivna syften. Om du som Användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9.
3. Användarens rättigheter
Användare har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att skriftligen underrätta oss genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkt 9 nedan. Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.
Användare har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om den Användaren, genom att skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9 nedan.
Användaren har rätt att kräva radering eller begränsning av behandling, och rätten att invända mot behandling baserat på berättigat intresse under vissa omständigheter.
Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling som har givits av Användaren till den Personuppgiftsansvarige. Att nyttja denna rätt kan dock innebära att användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.
Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.
Användaren har rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) angående behandling av sina personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.
4. Säkerhet
Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR.
Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske med helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.
5. Överföring av personuppgifter till tredje parter
Vi kommer inte sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje parter.
Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till;
- våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
- myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
- myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.
6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.
7. Cookies
När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy.
Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.
8. Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till sekretesspolicyn. Den senaste versionen av sekretesspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Användarna när Användaren antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när användaren annars informeras av den nya sekretesspolicyn.
9. Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; ArkivIT matilda.ortenmark@arkivit.se
